Politique de confidentialité de Smart Oversight

Quelles données personnelles collectons-nous ?

Les bases de données gérées par Smart Oversight contiennent des données personnelles concernant des individus. Smart Oversight obtient ces données pour ses bases de données à partir de listes de surveillance officielles (Watchlists), d’informations accessibles au public et de ses clients, au sujet de leurs membres et de leurs clients. Ces informations comprennent généralement les nom et prénoms, la date de naissance, l’adresse de résidence, un numéro de client attribué à la personne et le genre. Les informations issues des listes de surveillance officielles peuvent également comporter des informations relatives à des antécédents judiciaires, à des relations personnelles ainsi que d’autres informations accessibles au public. En raison de la nature du service Smart Oversight, il n’est pas possible de collecter ces informations directement auprès de la personne concernée.

Smart Oversight n’utilise ces données personnelles à aucune autre fin que d’aider ses clients à respecter leurs obligations au titre de la législation LCB/FT qui leur est applicable. Smart Oversight maintient une sécurité stricte sur ces données personnelles.

Smart Oversight collecte également des données personnelles auprès des clients autorisés à utiliser le service Smart Oversight, lors de l’enregistrement du client et de la première connexion d’un contact du client. Ces informations peuvent comprendre le nom et les coordonnées de ce contact. Lorsque plusieurs utilisateurs appartiennent à la société cliente, leurs noms et coordonnées sont également collectés et peuvent être fournis par un autre utilisateur de cette société. Sans ces informations, vous ne pouvez pas utiliser le service Smart Oversight.

Nous pouvons collecter des données personnelles dans le cadre de nos autres activités, telles que les échanges avec nos fournisseurs, les réponses aux demandes commerciales générales ou le traitement des réclamations. Ces informations sont généralement de simples coordonnées (nom, adresse, adresse e-mail et numéros de téléphone), collectées directement auprès de vous ou auprès d’une personne que vous avez autorisée à nous les communiquer. Si vous ne fournissez pas les informations requises, il se peut que nous ne puissions pas vous répondre ni échanger avec vous.

De même, si vous utilisez notre site web, nous enregistrons vos coordonnées, qui peuvent comprendre vos nom, adresse e-mail, adresse postale et numéro de téléphone, si vous nous les transmettez par e-mail ou via un formulaire de contact en ligne. Nous utilisons ces données personnelles pour traiter votre demande. Sans ces informations, il se peut que nous ne puissions pas y répondre.

Si nous détenons vos données personnelles par l’intermédiaire de listes de surveillance officielles ou de nos clients, ce traitement n’est pas sous notre contrôle et il convient de vous reporter à leurs politiques de confidentialité respectives.

L’utilisation du service Smart Oversight requiert une inscription et une identification préalable. Vos données personnelles (nom, prénom, adresse postale, e-mail, numéro de téléphone, etc.) sont utilisées pour satisfaire à nos obligations légales découlant de la fourniture des services, au titre du contrat de service, de la garantie limitée le cas échéant, ou de toute autre condition applicable. Vous ne devez pas fournir de fausses informations personnelles ni créer un compte pour une autre personne sans son autorisation. Vos coordonnées doivent toujours être exactes et à jour.

Comment collectons-nous les données personnelles ?

Nous collectons des données personnelles auprès des sources suivantes :

• Les listes de surveillance officielles LCB/FT accessibles au public
• Les informations accessibles au public
• Nos clients, au sujet de leurs membres et de leurs clients
• Nos clients autorisés à utiliser les services Smart Oversight

Avec qui partageons-nous les informations ?

Sur le fondement de nos obligations légales, vos données personnelles peuvent être divulguées conformément à une loi, à un règlement ou en vertu de la décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire compétente. De manière générale, nous nous engageons à respecter toutes les règles de droit susceptibles d’empêcher, de limiter ou de réglementer la diffusion d’informations ou de données.

Les données personnelles que vous nous transmettez lors de la souscription à nos services peuvent être communiquées à nos fournisseurs en vue de leur traitement dans le cadre de nos activités habituelles. Ces informations sont considérées comme strictement confidentielles par nos fournisseurs.

Si nous prenons part à une fusion, à une acquisition ou à toute autre forme de cession d’actifs, nous nous engageons à garantir la confidentialité de vos données personnelles et à vous informer avant leur transfert ou leur soumission à de nouvelles règles de confidentialité.

Comment utilisons-nous ces données personnelles

Pour traiter les opérations quotidiennes liées :

• aux services de screening de noms fournis à nos clients, tels que définis dans notre contrat de service
• aux contrats, commandes et livraisons, à la comptabilité de facturation et en particulier à la gestion des comptes clients ;
• à un programme d’incitation au sein d’une entité ou de plusieurs entités juridiques ;
• au suivi de la relation client, tel que la réalisation d’enquêtes de satisfaction, la gestion des réclamations et le service d’assistance
• à la sélection de clients en vue de réaliser des études, des enquêtes et des tests de produits (ces opérations ne doivent pas conduire à la création de profils susceptibles de révéler des données sensibles)

Conservation et suppression des données personnelles

Les données personnelles collectées auprès des clients qui utilisent le service Smart Oversight sont conservées uniquement pendant la durée de l’abonnement du client et pendant un mois après la fin de notre contrat, conformément à nos pratiques de conservation des données. Passé ce délai, nous veillons à ce qu’elles soient supprimées ou anonymisées.

Nous conservons les données personnelles pendant la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités décrites dans la présente politique de confidentialité. Au-delà de cette durée, elles sont anonymisées et conservées à des fins purement statistiques et ne font l’objet d’aucune exploitation de quelque nature que ce soit.

Des moyens de purge des données sont mis en place afin d’assurer la suppression effective des informations dès que la durée de conservation ou d’archivage nécessaire à la réalisation des finalités déterminées ou imposées est atteinte. Vous disposez également d’un droit de suppression de vos données, que vous pouvez exercer à tout moment en contactant Smart Oversight.

Suppression du compte

L’utilisateur a la possibilité de supprimer son compte à tout moment, sur simple demande adressée à Smart Oversight.

En cas de violation d’une ou plusieurs dispositions du contrat commercial ou de tout autre document qui y est incorporé par référence, Smart Oversight se réserve le droit de mettre fin à votre utilisation et à votre accès aux services, à votre compte et à l’ensemble des sites, ou de les restreindre, sans préavis et à sa seule discrétion.

Stockage et sécurité des données personnelles

Les bases de données de Smart Oversight sont détenues et hébergées par Smart Oversight, auprès de notre fournisseur de services cloud.

L’ensemble des données personnelles collectées est détenu et hébergé dans l’Espace économique européen (ou en Suisse sur demande) par notre fournisseur de services cloud, dans des centres de données d’un niveau de sécurité Tier III ou supérieur.

Nous nous engageons à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques d’accès accidentel, non autorisé ou illicite, de divulgation, d’altération, de perte ou de destruction de vos données personnelles. Si nous avions connaissance d’un accès illicite à vos données personnelles stockées sur nos serveurs ou sur ceux de nos prestataires, ou d’un accès non autorisé entraînant la réalisation des risques identifiés ci-dessus, nous nous engageons à :

vous notifier l’incident dans les meilleurs délais ; examiner et vous informer des causes de l’incident ; prendre les mesures nécessaires, dans la limite du raisonnable, afin d’atténuer les effets négatifs et les préjudices pouvant résulter de l’incident. En aucun cas les engagements énoncés au paragraphe ci-dessus, relatifs à la notification en cas de faille de sécurité, ne peuvent être assimilés à une quelconque reconnaissance de faute ou de responsabilité au titre de l’incident concerné.

Vos droits

Vous disposez de différents droits sur vos données personnelles et nous les respectons. S’agissant des e-mails marketing, vous pouvez à tout moment nous demander de ne plus vous en adresser : il vous suffit d’utiliser les options « mettre à jour vos préférences » ou « se désinscrire de cette liste » figurant à la fin de l’e-mail marketing. Vous disposez également des droits suivants :

demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet ; nous demander de mettre à jour ces données, ou de corriger celles que vous estimez inexactes ou incomplètes ; nous demander de supprimer sans délai excessif les données personnelles que nous détenons à votre sujet, sous réserve de nos droits et obligations légales de les conserver ; et vous opposer au traitement de vos données personnelles. Si vous êtes un utilisateur enregistré du service Smart Oversight, vous pouvez néanmoins continuer à recevoir des notifications par e-mail importantes liées au service.

Réseaux sociaux

Si vous communiquez avec nous via un réseau social tel que Twitter ou LinkedIn, le fournisseur de ce réseau et ses partenaires peuvent collecter et détenir vos données personnelles en dehors de l’Union européenne. Ce traitement n’est pas sous notre contrôle et il convient de consulter leurs politiques de confidentialité.

Cookies

Notre site web utilise un nombre strictement limité de cookies et de services tiers. Nous n’utilisons aucun outil de mesure d’audience ni de suivi publicitaire : ni Google Analytics, ni pixels publicitaires, ni technologies similaires, et nous n’établissons aucun profil de visiteur.

Les services tiers suivants sont chargés sur notre site web et peuvent déposer des cookies ou traiter des données techniques pour leur propre compte :

• Google reCAPTCHA, afin de protéger notre formulaire de contact contre les abus automatisés. Google peut déposer le cookie _GRECAPTCHA et traiter des données techniques. La politique de confidentialité et les conditions d’utilisation de Google s’appliquent.
• Calendly, lorsque vous ouvrez la fenêtre de prise de rendez-vous, afin de vous permettre de planifier un rendez-vous avec nous.
• YouTube, en mode de confidentialité avancée (youtube-nocookie.com), pour la vidéo de présentation intégrée à notre page d’accueil.
• Postmark, qui achemine l’e-mail généré lorsque vous envoyez notre formulaire de contact.

Vous pouvez désactiver les cookies déjà enregistrés sur votre ordinateur, mais cela peut empêcher notre site web et nos services de fonctionner correctement.

Collecte de données techniques

Certaines données techniques de votre appareil sont automatiquement collectées par le site web. Ces informations comprennent votre adresse IP, votre fournisseur d’accès à Internet, la configuration matérielle et logicielle, le type et la langue de votre navigateur, etc. La collecte de ces données est nécessaire à la fourniture des services.

Ces données techniques sont traitées uniquement pour fournir et sécuriser le site web. Elles ne sont pas utilisées à des fins publicitaires ou de profilage et nous ne les rattachons à aucune donnée personnelle (nom, prénom, adresse, etc.).

Liens vers d’autres sites web

Notre site web et nos services peuvent comporter des liens vers d’autres sites exploités par des tiers. Nous ne sommes pas responsables du contenu ni du fonctionnement de ces sites, ni des produits, services ou informations qu’ils contiennent ou qu’ils proposent. Il vous appartient de consulter la politique de confidentialité et les conditions d’utilisation de ces sites lorsque vous les visitez.

Comment nous contacter ?

Pour toute question ou préoccupation concernant notre politique de confidentialité, nos pratiques en matière de vie privée ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par e-mail : [email protected] ou par courrier postal : Smart Oversight Sàrl – 6C, Porte de France L-4360 Esch-sur-Alzette, Luxembourg.